SEF: Sesión Exprés de feedback

Por Leonardo Barrientos Silva, @leobarrientos

Palabras clave

retrospectiva dual, personas, feedback, 5 minutos, retroalimentación.

Motivación

Los procesos de maduración de equipo son, bajo mi punto de vista, muy distintos y pueden o bien encontrar su óptimo al cabo de un par de Sprints o requerir un tiempo no menor de conocerse y generar confianza. Recordemos que todo es cuestión de relaciones humanas y comunicación.

Valores como el compromiso, coraje, foco, respeto y apertura no emergen de forma espontánea de un equipo sin conocerse. Si bien cada integrate del equipo puede valorar más uno que otro y actuar como quiera, claramente no está asegurado que el equipo tenga el compromiso de entregar valor al cliente de forma temprana, iterativa e incremental.

Lo que queremos es llegar a un ritmo que permita transmitir tranquilidad a nuestros clientes para bajar la ansiedad de que el equipo ágil esté en su desempeño óptimo lo antes posible, además de ser flexibles, y por sobre todo desarrollar de forma incremental con calidad, Time to Market y con un presupuesto controlado.

Fomentar el sano vínculo dado por relaciones humanas sólidas permitirá llevar un proceso de maduración más tranquilo, sostenible y por sobre todo defendible ante el cliente.

Descripción

Se presenta una actividad que permitirá de forma clara entregar feedback a los miembros del equipo en forma objetiva, respetuosa, certera, oportuna, rápida y concisa para corregir un comportamiento o acción que provoque un declive en el desempeño del equipo, por ejemplo alguna mala práctica de desarrollo, uso de algún patrón, antipatrón de diseño. Es necesario potenciar el proceso creativo de desarrollo de software.

Comúnmente los miembros del equipo no saben cómo comunicar a sus pares los defectos que han encontrado en sus desarrollos o cómo enfrentar las situaciones post crisis esto es, la corrección de un incidente en producción producto de un mal patrón de diseño por ejemplo.

La transparencia y la confianza son claves al momento de construir lazos en los equipos.

La actividad se denomina Sesión Exprés de feedback (SEF) y está enfocada a que dos miembros del equipo se comuniquen de tal forma en que uno de ellos da el feedback y el otro escuche, analice y se propongan acciones de mejora.

La actividad se divide en cuatro fases:

  • La primera fase la inicia la persona que quiere dar feedback y consiste en determinar a quién se le dará, cuál es la problemática a comunicar y los hechos concretos.

    • Para mostrar claramente la problemática y hacer que la reunión sea expres y no desviarnos en la conversación con cualquier cosa, nos apoyaremos con notas autoadhesivas para anotar e individualizar los hechos y objetivos.

    • Luego se deben priorizar y elegir un solo una nota autoadhesiva. El cual será el foco de la reunión.

  • Comunicar y Agendar. Es básicamente concertar e invitar a la persona a una SER.

    • Se puede enviar una cita electrónicamente o directamente se solicita cara a cara. Se debe privilegiar e incentivar la solicitud verbal cara a cara para favorecer los lazos humanos.

  • Ejecutar la SEF: es la reunión en donde daremos el feedback.

    • Los primeros minutos deben destinarse a contextualizar el tipo de feedback.

    • Mostrar las notas autoadhesivas a conversar

    • Hablar siempre calmado y concentrado.

    • Exponer los hechos e interpretaciones para demostrar que te importa el hecho a discutir. Hablar desde las emociones.

    • Pedir que és lo que se quiere.

  • Cierre y Compromiso, etapa que busca:

    • Conocer la opinión del otro.

    • Formular acciones que conduzcan a mantener y mejorar los hechos.

    • Formular acciones que generen un compromiso de cambio.